工程款催款函怎樣寫才有效

導讀:
工程款催款函怎樣寫才有效
工程款催款函怎樣寫才有效
催款函內容:
催款函的結構一般由五個部分組成:標題和編號、催款單位的名稱和賬號、催款內容、處理意見、落款等。
(1)標題和編號。
如果你收取緊急資金,你可以在標題前寫上緊急一詞。標題通常應注明編號,以便查詢和聯系。一旦發生經濟糾紛并上法庭,它也是一個強有力的憑證。當然,有些催款函不編號。
(2)催款及欠款單位名稱及賬號。
催款函應清晰準確地寫下雙方單位的全稱和賬戶。必要時,應注明催款單位的地址、電話號碼和經辦人的姓名。銀行代理催款的,還必須注明雙方開戶銀行的名稱、賬戶名稱和賬戶。
(3)收集內容。
這是催款函的主要部分,應明確、準確、簡明地寫出雙方交流的原因、日期、發票號碼、欠款金額和拖欠情況,使受文單位能夠明確情況,及時付款。
(4)處理意見。
催款人在催款函上提出處理方法和意見。這種意見通常從以下三個方面來解釋:
①要求債務人解釋拖欠的原因。
②重新確定付款期限,希望對方按時交付欠款。
③將采取罰款或其他措施再次逾期不還債。
(5)落款
注明催款單位全稱,加蓋公章,然后注明發布日期。
催款函的形式。
①信函:以信函的形式寫作。
②表格式:人們在長期實踐的基礎上同意常見的固定表格,使用時可直接填寫。
催款函的作用。
①查詢:催款函能及時了解對方單位拖欠款項的原因,溝通信息,采取相應的對策和措施,協調雙方關系。
②收款:為加快資本流動和合理周轉,擴大再生產,債權人將采取有意或無意拖欠債務的措施。拖欠款項可以及時收回,以盡可能避免或減少經濟損失。
③憑證:逾期付款給債權人造成實際經濟損失的,催款函可以作為記錄憑證的作用,即當催款單位提出追究對方的經濟責任時,催款函可以作為強有力的憑證。
催款函什么時候發送,書寫需注意哪些細節
與電話相比,催款函是公對公的方式溝通,更正式,能直接聯系到主管部門,反饋需付款的信息,了解未及時支付的“真正”原因,彌補了電話中無法直接聯系到對方實際控制人的缺陷。在到期兩周后對方公司交接人員沒有具體表態的,就可以發出。
次數,發函最多不超過兩次,兩次間隔不超過三個月,同時表述語氣及態度需區分。我們有個單位,發第四次函的時候讓我審核發函內容,在我了解情況后,建議直接以律師函的方式溝通,因為發函的目的是得到對方的回饋,否則容易流于形式,起不到一丁點兒催款效果,反而耽擱了最佳的回款賬期。同時建議,務必在發函后確認是否簽收,并電話跟蹤,以免石沉大海。
表達,書寫函件不是情緒的發泄,更不是進行語言抨擊,而是需言簡意賅,說明事實。看到過洋洋灑灑三四頁的催款函,除了多出的內容,起不到其他任何作用,反而容易給對方不專業的形象,降低了權威性。故建議一頁為宜。
催款函發給誰
很多單位會發給平時聯系的采購或銷售,也有的會發給財務,其實這些均不是最合適的函件接收人員。我們認為企業的法定代表人或者實際控制人才是,抄送給銷售或采購即可。因為銷售和采購都無權限審批付款,財務也根據總經理的同意方有權支付該款項,其實很多時候可能是因為銷售或采購沒有將需要付款的情況上報或者需審批的材料上交給總經理,或者推脫負責人出差等,導致款項支付延遲,故發給直接負責人或者法定代表人除了能向其說清付款情況之外,還可獲得直接獲得審批付款的效果。
催款函通過何種方式發送
郵寄送達,即通過發送快遞形式送交催款文書。需要注意的是,郵寄憑單上的“內件品名”處應寫明“XX設備(項目)付款催款函,金額:XX元”,同時,收件人應是法定代表人或實際控制人。地址應寫合同上約定的地址或者經查詢的工商顯示的注冊地址。在郵件寄出后,及時到郵局打印郵寄記錄單、復印有收件人簽收的一聯,并加蓋郵局印戳,以便日后作為證據使用。當然,如果為了方便且催款函不是自主要的憑證,也可通過單號到官網打印快遞流水,底單單方蓋郵戳作為輔助證據使用。




