工程款催款函怎樣寫才有效

催款函內(nèi)容：

催款函的結(jié)構(gòu)一般由五個(gè)部分組成：標(biāo)題和編號(hào)、催款單位的名稱和賬號(hào)、催款內(nèi)容、處理意見、落款等。

(1)標(biāo)題和編號(hào)。

如果你收取緊急資金，你可以在標(biāo)題前寫上緊急一詞。標(biāo)題通常應(yīng)注明編號(hào)，以便查詢和聯(lián)系。一旦發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛并上法庭，它也是一個(gè)強(qiáng)有力的憑證。當(dāng)然，有些催款函不編號(hào)。

(2)催款及欠款單位名稱及賬號(hào)。

催款函應(yīng)清晰準(zhǔn)確地寫下雙方單位的全稱和賬戶。必要時(shí)，應(yīng)注明催款單位的地址、電話號(hào)碼和經(jīng)辦人的姓名。銀行代理催款的，還必須注明雙方開戶銀行的名稱、賬戶名稱和賬戶。

(3)收集內(nèi)容。

這是催款函的主要部分，應(yīng)明確、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明地寫出雙方交流的原因、日期、發(fā)票號(hào)碼、欠款金額和拖欠情況，使受文單位能夠明確情況，及時(shí)付款。

(4)處理意見。

催款人在催款函上提出處理方法和意見。這種意見通常從以下三個(gè)方面來解釋：

①要求債務(wù)人解釋拖欠的原因。

②重新確定付款期限，希望對(duì)方按時(shí)交付欠款。

③將采取罰款或其他措施再次逾期不還債。

(5)落款

注明催款單位全稱，加蓋公章，然后注明發(fā)布日期。

催款函的形式。

①信函：以信函的形式寫作。

②表格式：人們?cè)陂L(zhǎng)期實(shí)踐的基礎(chǔ)上同意常見的固定表格，使用時(shí)可直接填寫。

催款函的作用。

①查詢：催款函能及時(shí)了解對(duì)方單位拖欠款項(xiàng)的原因，溝通信息，采取相應(yīng)的對(duì)策和措施，協(xié)調(diào)雙方關(guān)系。

②收款：為加快資本流動(dòng)和合理周轉(zhuǎn)，擴(kuò)大再生產(chǎn)，債權(quán)人將采取有意或無意拖欠債務(wù)的措施。拖欠款項(xiàng)可以及時(shí)收回，以盡可能避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。

③憑證：逾期付款給債權(quán)人造成實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失的，催款函可以作為記錄憑證的作用，即當(dāng)催款單位提出追究對(duì)方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任時(shí)，催款函可以作為強(qiáng)有力的憑證。

催款函什么時(shí)候發(fā)送，書寫需注意哪些細(xì)節(jié)

與電話相比，催款函是公對(duì)公的方式溝通，更正式，能直接聯(lián)系到主管部門，反饋需付款的信息，了解未及時(shí)支付的“真正”原因，彌補(bǔ)了電話中無法直接聯(lián)系到對(duì)方實(shí)際控制人的缺陷。在到期兩周后對(duì)方公司交接人員沒有具體表態(tài)的，就可以發(fā)出。

次數(shù)，發(fā)函最多不超過兩次，兩次間隔不超過三個(gè)月，同時(shí)表述語氣及態(tài)度需區(qū)分。我們有個(gè)單位，發(fā)第四次函的時(shí)候讓我審核發(fā)函內(nèi)容，在我了解情況后，建議直接以律師函的方式溝通，因?yàn)榘l(fā)函的目的是得到對(duì)方的回饋，否則容易流于形式，起不到一丁點(diǎn)兒催款效果，反而耽擱了最佳的回款賬期。同時(shí)建議，務(wù)必在發(fā)函后確認(rèn)是否簽收，并電話跟蹤，以免石沉大海。

表達(dá)，書寫函件不是情緒的發(fā)泄，更不是進(jìn)行語言抨擊，而是需言簡(jiǎn)意賅，說明事實(shí)。看到過洋洋灑灑三四頁(yè)的催款函，除了多出的內(nèi)容，起不到其他任何作用，反而容易給對(duì)方不專業(yè)的形象，降低了權(quán)威性。故建議一頁(yè)為宜。

催款函發(fā)給誰

很多單位會(huì)發(fā)給平時(shí)聯(lián)系的采購(gòu)或銷售，也有的會(huì)發(fā)給財(cái)務(wù)，其實(shí)這些均不是最合適的函件接收人員。我們認(rèn)為企業(yè)的法定代表人或者實(shí)際控制人才是，抄送給銷售或采購(gòu)即可。因?yàn)殇N售和采購(gòu)都無權(quán)限審批付款，財(cái)務(wù)也根據(jù)總經(jīng)理的同意方有權(quán)支付該款項(xiàng)，其實(shí)很多時(shí)候可能是因?yàn)殇N售或采購(gòu)沒有將需要付款的情況上報(bào)或者需審批的材料上交給總經(jīng)理，或者推脫負(fù)責(zé)人出差等，導(dǎo)致款項(xiàng)支付延遲，故發(fā)給直接負(fù)責(zé)人或者法定代表人除了能向其說清付款情況之外，還可獲得直接獲得審批付款的效果。

催款函通過何種方式發(fā)送

郵寄送達(dá)，即通過發(fā)送快遞形式送交催款文書。需要注意的是，郵寄憑單上的“內(nèi)件品名”處應(yīng)寫明“XX設(shè)備（項(xiàng)目）付款催款函，金額：XX元”，同時(shí)，收件人應(yīng)是法定代表人或?qū)嶋H控制人。地址應(yīng)寫合同上約定的地址或者經(jīng)查詢的工商顯示的注冊(cè)地址。在郵件寄出后，及時(shí)到郵局打印郵寄記錄單、復(fù)印有收件人簽收的一聯(lián)，并加蓋郵局印戳，以便日后作為證據(jù)使用。當(dāng)然，如果為了方便且催款函不是自主要的憑證，也可通過單號(hào)到官網(wǎng)打印快遞流水，底單單方蓋郵戳作為輔助證據(jù)使用。