物業費催繳方案怎么做?

導讀:
將已過來交納費用的業主,需及時在自己的《物業費催繳記錄表》上以彩筆劃除該戶,表示已繳納,防止今后每次催繳時發生誤催,引起業主反感;催繳中樓管進行首次電話催繳時應以提醒為主。那么物業費催繳方案怎么做?。大律網小編為大家整理如下相關知識,希望能幫助大家。
將已過來交納費用的業主,需及時在自己的《物業費催繳記錄表》上以彩筆劃除該戶,表示已繳納,防止今后每次催繳時發生誤催,引起業主反感;催繳中樓管進行首次電話催繳時應以提醒為主。關于物業費催繳方案怎么做?的法律問題,大律網小編為大家整理了債權債務律師相關的法律知識,希望能幫助大家。
一,分析業主不交費的原因制定物業費催繳方案
物業費收費率相對較低則從以下幾方面分析:
1、小區總戶數為1200戶,現已裝修戶數為500戶,常住戶數為200戶,入住率偏低,所以導致了物業費用收取率低的問題。
2、催繳物業費時,前期房屋質量存在的問題導致業主拒交物業費。
3、業主多為在外地上班,很少為本地常住居民,炒房及出租出售的較多,一般本人都不在本地,經常只是電話聯系,所以導致物業費用的收取上存在很大的難度。
二,物業費催繳方案
1、目的
規范***小區物業費催繳工作,實行責任到人,確保物業費正常收取。
2、職責
項目經理/副經理/客服主管負責監督員工的服務行為;
全體員工負責按照本規程開展催繳工作。
3、催費工作流程
(1)準時發放繳費通知予業主公告欄內(一天內完成);
(2)對物業費約定時間內未來交費的業戶編制《催繳記錄表》;
(3)客服主管分配催繳工作量于每位樓管(一天內完成);
(4)樓管根據各自負責區域進行首次電話催繳(一周內完成);
(5)首次電話催繳結束后,進行情況分類:(一天內完成);
(6)對業主實際情況進行分類,根據欠費類別,針對性采取二次電話/上門催繳措施(每天進行);
A、近期交納類:業主明確具體交費日期
B、暫未明確類:暫時無法明確時間和暫時聯系不上的(如:無聽接電、關機、無信號等)
C、無法聯系類:停機、空號、錯號或長期關機
D、異地出差/居住類:長期在異地出差,短時間內無法回來E、特殊拒交類:因配套設施不完善、服務不足及其他原因拒絕交費
(7)根據分類采取措施
A、近期交納類:在其承諾的交費日期前一天進行二次電話提醒;
B、暫未明確類:每日進行電話催繳,直至對方歸屬近期交納類;
C、無法聯系類:利用多種途徑取得業主最新電話,同時采取上門催繳方式;
D、異地居住類:每日進行電話催繳,引導對方采取異地匯款方式交納費用;
E、特殊拒絕類:進行重點跟進,了解業主所反映的具體事因,及時向客服主管進行反饋,由客服主管指導其催繳措施;
(8)客服主管每日監督檢查各樓管《催繳記錄表》及統計《催繳日報表》,及時糾正樓管在催繳期間的不足之處;
(9)客服主管每周召開物業管理綜合服務費催繳總結例行會議,貫徹執行催繳工作獎罰制度
4、催費流程具體操作說明
(1)催繳前根據本實際約定的費用交納時間,準時派發《交費通知單》到每戶業主本人,如無法送達本人及其親屬則派發到該戶信報箱或通過信件、電話通知到業主;
(2)在繳費的約定時間內未來交費的業主,客戶服務中心對其進行數量統計及情況分類,并編制《物業費催繳記錄表》;《物業費催繳記錄表》須明確以下內容:房號、業主姓名、聯系電話、欠費金額;
(3)客服主管根據欠費數量及欠費催繳疑難程度,平均分配給樓管、前臺、秩序、工程、環境,明確每位員工的催繳工作量;
(4)催繳前,必須將分配到各自負責的《物業費催繳記錄表》進行全面了解,核查其欠費戶是否存有歷史遺留問題。注:根據催繳經驗總結,部分業主通常在催繳中會談到以往的歷史遺留問題,為使樓管能及時應對,促進催繳工作有效,因此,樓管必須在催繳前先了解其是否存在歷史遺留問題。
(5)催繳前,必須查詢費用是否交清,以免誤催,招致業主反感。將已過來交納費用的業主,需及時在自己的《物業費催繳記錄表》上以彩筆劃除該戶,表示已繳納,防止今后每次催繳時發生誤催,引起業主反感;
(6)催繳中樓管進行首次電話催繳時應以提醒為主。規范用語:XX先生/小姐,您好!我是***客服中心XX樓管,貴戶XX年度/半年度/季度的物業費已產生,我公司已將您需繳納的各項費用明細單投入貴單元的信報箱內或具體費用,請您注意查收,另外,需與您明確您交費的具體時間為XX,樓管及時將通話情況詳細記錄在《物業費催繳記錄表》上,注明業主回饋信息、致電時間、致電人;
(7)樓管必須一周內完成第一次電話催繳工作后,將《物業費催繳記錄表》按要求進行分類
(8)根據欠費類別,重新編制《物業費催繳記錄表》,有針對性采取二次電話/上門催繳措施:
(9)每天的《物業費催繳日報表》由客服主管指定人員在下班前做出,連同《物業費催繳記錄表》一起接受客服主管檢查并簽字確認,不得有誤。不催繳時,《物業費催繳記錄表》統一放臵在服務中心資料柜中,不得外泄;掌握每天的催繳時間,利用工作的空閑時間催繳,一有空閑就催;
(10)每周催繳次數不得少于3次。每天最佳催繳時間9:30(周末10:30)12:00、15:0018:00,催繳時,盡量先打電話座機,然后再打手機;每周六下午17:00客服部召開物業費催繳總結例行會議,講評本周物業費催繳力度及不足之處,共同探討催繳的最佳措施,推廣行之有效的催繳方式。
(11)對于上述正常催繳方式無效的業主將更換催繳的時間,在催繳期間,如業主不接聽電話的催繳間隔為每30分鐘一次;
(12)如業主未能在原承諾的時間內如期交納相應的物業費,則采取發放快遞郵件的形式進行催繳(注:在特快專遞的內件品名中注明該業主欠費明細)。將催繳情況詳細記錄在《物業費催繳記錄表》內,由客服主管當天檢查并簽字確認;
(14)在發放律師函限定的時間內仍然未交費的,采取不記名公示警示業主。將催繳情況詳細記錄在《物業費催繳記錄表》內,由項目經理當天檢查并簽字確認。在公示期(一周)內仍然未來交費的業主,項目經理將具有代表性的欠費大戶上報總經理,由總經理根據實際情況對該部分欠費業主進行法律訴訟。
(15)物業費催費記錄表所記錄內容:欠費、序號、房號、業主姓名、聯系電話、金額、第一次、第二次、第三次的催繳日期、備注催繳責任人。
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