如何完善企業(yè)規(guī)章制度，規(guī)避企業(yè)用工風(fēng)險成為企業(yè)人力資源管理人員的首要任務(wù)。結(jié)合在企業(yè)實際管理工作中的經(jīng)歷，現(xiàn)就企業(yè)人力資源管理工作中的證據(jù)采集技巧談?wù)効捶ā；趧趧佑霉さ囊?guī)范性及用工風(fēng)險的規(guī)避要求，此類證據(jù)材料的采集技巧主要有兩方面：第一，第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)鑒定或個人材料證明的確認(rèn)。關(guān)于人力資源管理工作中證據(jù)采集技巧的法律問題，大律網(wǎng)小編為大家整理了合同糾紛律師相關(guān)的法律知識，希望能幫助大家。

[導(dǎo)讀]：在企業(yè)人力資源管理過程中，HR從業(yè)人員往往為了規(guī)避企業(yè)用工風(fēng)險而開展相關(guān)的證據(jù)采集及保留工作，然而在實際工作中面臨的難度往往比較大，這不僅與企業(yè)自身的管理規(guī)范程度密切相關(guān)，更與企業(yè)內(nèi)在的管理文化有著千絲萬縷的關(guān)系。如何完善企業(yè)規(guī)章制度，規(guī)避企業(yè)用工風(fēng)險成為企業(yè)人力資源管理人員的首要任務(wù)。

結(jié)合在企業(yè)實際管理工作中的經(jīng)歷，現(xiàn)就企業(yè)人力資源管理工作中的證據(jù)采集技巧談?wù)効捶ā?/p>

入職時的證據(jù)采集技巧

新員工在入職時涉及的證據(jù)采集來源主要有三方面：第一，新員工入職時提供的材料證明、資歷或經(jīng)歷證明，具體包括學(xué)歷或職稱證書、離職證明、應(yīng)聘登記證明、技能證明(如外語等級證書)、勞動關(guān)系證明、計生證明、人事檔案材料證明等。第二，在招聘面試過程中的約定事項的確認(rèn)證明;第三，企業(yè)發(fā)放的各類文書證明。

1.關(guān)于證明材料的證據(jù)采集技巧

從人力資源專業(yè)角度來看，證明材料的資料收集相對會比較容易，畢竟這是應(yīng)聘者求職過程中的必備內(nèi)容，但識別有一定難度。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異變化，各類偽造技術(shù)也是層出不窮，這對企業(yè)人力資源從業(yè)人員在證明材料的識別方面提出了挑戰(zhàn)。同時，企業(yè)想要有效識別，其相應(yīng)的識別成本也會比較高。基于勞動用工的規(guī)范性及用工風(fēng)險的規(guī)避要求，此類證據(jù)材料的采集技巧主要有兩方面：

第一，第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)鑒定或個人材料證明的確認(rèn)。比如學(xué)歷和職稱可以通過專業(yè)網(wǎng)站進(jìn)行查詢確認(rèn)，其它書面材料(如離職、計生、勞動合同等)可以通過向出具單位及出具人核實、確認(rèn)，這種方式、程序非常有必要，同時應(yīng)聘者需在其本人提交的書面證明材料上簽名確認(rèn)。

第二，對應(yīng)聘者提交的有疑義證明材料進(jìn)行提問核實。初步識別應(yīng)聘者提交材料的真實性，針對有疑義的證明材料進(jìn)行提問，從而通過應(yīng)聘者的回應(yīng)來判斷初步識別是否合理。比如了解應(yīng)聘者繳交的個稅、社保等信息可以判斷其勞動關(guān)系及崗位待遇情況。

2.關(guān)于面試過程中約定事項的證據(jù)采集技巧

在雙向選擇的今天，企業(yè)與應(yīng)聘者之間只有意見一致，才能達(dá)成雙方合作的基礎(chǔ)，而面試過程中的諸多約定則是合作的前提。但面試過程中，往往由于某種客觀原因而導(dǎo)致存在認(rèn)識上的差異，對這種差異如果不能確認(rèn)、固化，那么員工試用期過程中往往容易產(chǎn)生勞動爭議。

比如企業(yè)調(diào)整待招崗位時必須經(jīng)應(yīng)聘者書面確認(rèn)。目前人才識別、人才評價方面非常復(fù)雜，因此企業(yè)在引進(jìn)人才，尤其是高層次人才時會相當(dāng)謹(jǐn)慎。為了避免選人失誤，企業(yè)在招聘過程中可能存在以下事實：應(yīng)聘崗位與實際錄用崗位存在差異、應(yīng)聘期望待遇與實際約定待遇存在差異等等。其實出現(xiàn)此類情況相當(dāng)正常，但企業(yè)可能在辦理員工入職時沒有對此類變化進(jìn)行書面確認(rèn)，結(jié)果可能導(dǎo)致勞動糾紛。

因此，從人力資源管理的角度上看企業(yè)可以從入職溝通確認(rèn)來進(jìn)一步鞏固證據(jù)或在員工入職報到時填寫員工登記信息時，填上應(yīng)聘崗位的名稱、待遇等，這可以避免今后不必要的麻煩。當(dāng)然也有專家(如勞動爭議網(wǎng)總裁梁碩南)建議錄用報批程序的最后環(huán)節(jié)由應(yīng)聘者確認(rèn)，即人力資源部在將錄用人員報所在單位負(fù)責(zé)人審批后再由應(yīng)聘者簽名確認(rèn)的做法，但此種做法在多數(shù)企業(yè)中可操作性不強。

3.企業(yè)應(yīng)告知事項的證據(jù)采集技巧

企業(yè)對新錄用員工有試用期考核，因此在員工入職時要做好告知義務(wù)，諸如考勤、考核等相關(guān)的制度與規(guī)范。目前企業(yè)比較有效的做法就是制度閱讀確認(rèn)、談話告知確認(rèn)、材料發(fā)放確認(rèn)等。

事實上資料發(fā)放確認(rèn)的做法比較好，能夠為后期可能存在的事實不清、告知義務(wù)的舉證等提供條件，但可能的不利條件是，如果相關(guān)材料制定的內(nèi)容涉及面廣，但嚴(yán)謹(jǐn)性不足，那么一旦涉及勞動糾紛，此類材料勢必作為證據(jù)提供對方或?qū)Ψ酱砣耍Y(jié)果可能導(dǎo)致對方有更多的機(jī)會來研究企業(yè)的不規(guī)范之處，從而導(dǎo)致被動。

員工在職期間的證據(jù)采集技巧

通常來說，企業(yè)在員工在職期間對證據(jù)的采集重視程度是不足的，比如新制度的閱讀簽名確認(rèn)、事實表現(xiàn)與考核評價的一致性、制度的合理性、內(nèi)部管理的規(guī)范性等。因此，基于員工在職期間的證據(jù)采集工作完全依賴于所在企業(yè)人力資源管理的規(guī)范化程度。

在信息確認(rèn)方面，HR從業(yè)人員要對涉及員工自身利益的各類材料做好信息告知確認(rèn)工作，以避免今后產(chǎn)生用工糾紛，比如薪酬福利制度、員工請休假管理辦法等。因此比較有效的方式是職能部門組織簽名閱讀的方式。目前流行的公告欄公示、網(wǎng)站信息發(fā)布公示等途徑不足以規(guī)避信息確認(rèn)的風(fēng)險，因此需要慎重。

在考核管理方面，人力資源考核管理一直備受爭議，其考核的有效性往往是人力資源從業(yè)人員討論的焦點話題。事實上，企業(yè)在考核管理方面必須重點對平時工作業(yè)績、工作能力、態(tài)度一般的員工做好考核管理，加強績效溝通，做好考核記錄，從而避免在員工退出時因缺乏依據(jù)而陷入被動。

在勞動保護(hù)方面，企業(yè)會根據(jù)員工崗位工種情況向此類員工提供勞動保護(hù)條件，但必須做好勞動保護(hù)措施的事實確認(rèn)，以避免后期出現(xiàn)爭議。比如勞動保護(hù)物資的申領(lǐng)確認(rèn)、勞動現(xiàn)場的影像證明等。

離職期間的證據(jù)采集

員工離職期間最容易產(chǎn)生勞動糾紛，大量的勞動爭議往往是在員工提出離職后所發(fā)生的。當(dāng)員工主動提出離職時，HR從業(yè)人員必須要重視員工提交的離職申請，第一明確離職申請時是否有親筆簽名，第二離職申請書描述內(nèi)容是否規(guī)范，尤其是提出的離職原因;第三員工離開公司前是否辦理手續(xù)。對于前兩條，HR從業(yè)人員往往容易控制，但對于第三條則需要花費一定的精力處理，此條涉及文書送達(dá)。

當(dāng)公司主動解除員工時，解除勞動合同書是否順利簽收需要關(guān)注。當(dāng)HR從業(yè)人員判斷員工可能不肯簽領(lǐng)的情形時，就要做好證據(jù)采集工作，比如攝像、錄音等。

此處重點對各類文書送達(dá)做個討論。比如說員工主動離職，或者公司解除與員工的勞動關(guān)系，而員工一直不露面，或者不見其人，那么公司就需要將解除勞動關(guān)系的通知或者證明書送達(dá)給員工，否則一旦出現(xiàn)勞動糾紛企業(yè)都會處于不利位置。所以企業(yè)要主動履行告知的義務(wù)，確保采取法律上認(rèn)可的方式。在文書送達(dá)方面通常有以下方式：[page]

1.郵寄送達(dá)。通過郵政寄送掛號信的方式，在掛號信的封面或存根欄寫上送達(dá)的內(nèi)容是什么，在掛號信寄出一段時間后，向郵局確認(rèn)信件是否送達(dá)。這種方式實操性較強，通常使用比較多。

在此處強調(diào)，企業(yè)勞動合同中要嚴(yán)格要求員工將其通信地址、住址等信息認(rèn)真填寫，并且要求員工一旦變更聯(lián)系地址時必須提交書面告知材料。避免因員工聯(lián)系地址不詳而陷入被動。

2.公告送達(dá)。很多人以為公告送達(dá)是最有效的，事實未必如此。采用公告送達(dá)這種方式是要有一個很重要的前提的，那就是只有在常規(guī)方法無法送達(dá)的情況才能采用公告送達(dá)的方式。我們本來可以電話溝通或上門送達(dá)的，結(jié)果一上來就登報公告處理，那可能會面臨沒有充分履行告知義務(wù)，導(dǎo)致結(jié)果不利。

而且有些公告是在企業(yè)內(nèi)部，此時員工可能已不在公司了，因此這種公告的有效性值得探討。

3.直接送達(dá)。根據(jù)員工入職時提供的地址直接去員工家中，將相關(guān)材料送達(dá)。這種方式實操性不強，通常比較少用。

4.留置送達(dá)。當(dāng)直接送達(dá)時沒有人接收或家中無人，可以請所在社區(qū)的工作人員陪同一起到員工家門口，將信件內(nèi)容塞入員工家中，并請社區(qū)工作人員見證確認(rèn)。當(dāng)然這種方式比較復(fù)雜。

5.公證送達(dá)。這種方法代價比較高，雖然有效，但不劃算。

隨著社會法制的不斷健全，勞動者法律意識不斷加強，企業(yè)用工風(fēng)險也是越來越大，這對人力資源管理提出了不小的挑戰(zhàn)。從《勞動合同法》角度看，企業(yè)如果在某些環(huán)節(jié)出現(xiàn)違規(guī)，在產(chǎn)生糾紛時員工不僅能獲得因某些違規(guī)而獲得的補償，甚至以此為由提出離職并索要經(jīng)濟(jì)補償時也會處于有利位置。所以人力資源管理過程中的證據(jù)采集工作也會變得越來越重要。