貨物買賣合同糾紛,應注意留存哪些證據?

導讀:
賣方應注意留存的證據【結算憑證:如對賬單】買賣雙方都應在結算周期內進行對賬或結算,固定雙方債權債務,結算周期由交易雙方根據具體情況確定,【催款記錄】在經過對賬之后,買方仍無法及時付款的,賣方可要求買方出具欠條,載明結欠貨款的實際金額、欠款發生的時間段、付款的期限、逾期利息或者違約金等事項,由買方簽字確認并留存買方的身份證復印件,一份完整的對賬單或結算憑證應清楚的記載以下內容:日期,總金額及構成明細,買方負責人簽名及公司蓋章,各批次貨物的發貨、收貨時間,發貨數量,當期結欠貨款金額等。
買賣合同糾紛是最常見的合同糾紛,涉及諸多交易領域,大多數企業或多或少都會遇到貨賣出去了卻收不回貨款的情況。那么,企業在日常經營中如何預防呢?對于出賣方來說,最重要的就是保留合同從簽訂到履行各個階段的證據。下面,讓我們一起來看看賣方應注意留存哪些證據。
【買賣合同】
買賣合同是證明買賣雙方之間存在合同交易關系的最直接證據。買賣合同一般包含以下條款:買賣雙方當事人的名稱和住所,標的物及其數量、質量,合同價款,履行期限、地點及方式,違約責任,爭議解決,送達條款,律師費、訴訟費、保全費等為實現權利而必須支付的費用由違約方承擔等條款。
【交貨憑證:如送貨單】
常見的交貨憑證有送貨單,送貨單是賣方證明其履行交貨義務的重要憑證。可以說送貨單比合同重要,因為只有合同,并不能證明賣方履行了合同義務。送貨單的規范填寫對于出賣方來說十分必要,制作送貨單時,需要注意以下問題:
1、確保收貨人明確
買賣雙方應在合同中注明相應的授權收貨代表。賣方最好在送貨單倉庫人員簽字后再找授權代表簽字確認,確保收貨人是合同約定的簽收人。
2、送貨單明細填寫清楚、完整、正確
送貨單最好清楚、完整、正確地填寫送貨單位、送貨日期、送貨單價、送貨數量等。
賣方應注意
留存的證據
【結算憑證:如對賬單】
買賣雙方都應在結算周期內進行對賬或結算,固定雙方債權債務,結算周期由交易雙方根據具體情況確定。實踐中,可能存在經手人多、保管人員更換等情況,對賬就顯得尤為重要。
一份完整的對賬單或結算憑證應清楚的記載以下內容:日期,總金額及構成明細,買方負責人簽名及公司蓋章,各批次貨物的發貨、收貨時間,發貨數量,當期結欠貨款金額等。
【付款憑證:如發票】
開具發票一般來說是出賣方的合同附隨義務,對于買受方來說則一般會在合同中約定出賣方先開具發票,買受方再付款。
雖然發票可以查到其抵扣的記錄,但是對于出賣方來說,在發票管理中一定要注意:發票開具是按買方的要求正確開具;發票送交買受方時,有財務人員或指定人員進行簽收并出具簽收證明,明確收到的發票份數及發票金額。
【質量合格憑證】
質量合格憑證主要包括質量合格證明、質量驗收證明、結算憑證等,意在證明賣方是否交付了質量合格的標的物。如不合格,則買方有權抗辯以減少價款或反訴主張違約金等。
【往來記錄】
現在企業之間溝通方式多種多樣,注意好留存信息,包括但不限于傳真、短信、微信、QQ、電話、郵件等往來記錄。
【催款記錄】
在經過對賬之后,買方仍無法及時付款的,賣方可要求買方出具欠條,載明結欠貨款的實際金額、欠款發生的時間段、付款的期限、逾期利息或者違約金等事項,由買方簽字確認并留存買方的身份證復印件。
結語
買賣作為最常見的交易形式,買賣合同糾紛發生的可能性難以消除。企業進行買賣合同糾紛證據預備規劃,有助于防控法律風險和解決爭議,將此措施分散于合同管理和銷售、生產、財務等流程控制,較具有管理價值和商業價值。




