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貨款回收管理制度怎么制定
段建國(guó)律師2022.02.09617人閱讀
導(dǎo)讀：
制定貨款回收管理制度十分必要，本文介紹一下貨款回收管理制度怎么制定。為了嚴(yán)格合同管理，加快貨款回收，特將有關(guān)事項(xiàng)規(guī)定如下：第一部分合同管理一、收集客戶的必要資料。明確約定應(yīng)在幾天內(nèi)驗(yàn)收，有異議的應(yīng)當(dāng)書面提出，逾期視為沒(méi)有異議。那么貨款回收管理制度怎么制定。大律網(wǎng)小編為大家整理如下相關(guān)知識(shí)，希望能幫助大家。
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企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)很多是由銷貨后客戶不能及時(shí)回款造成的，貨、款無(wú)歸已成為困擾企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的老大難問(wèn)題。制定貨款回收管理制度十分必要，本文介紹一下貨款回收管理制度怎么制定。
為了嚴(yán)格合同管理，加快貨款回收，特將有關(guān)事項(xiàng)規(guī)定如下：
第一部分合同管理
一、收集客戶的必要資料。
自建立業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)起，銷售部門應(yīng)收集客戶的必要法律資料并建檔保管，包括但不限于：
1、客戶的工商登記資料。查詢客戶公司的基本登記資料。或要求客戶提供工商登記資料，法定代表人或重要股東身份資料。
2、客戶的銀行賬號(hào)（盡量掌握齊全），房產(chǎn)信息，其他投資信息等。
3、客戶的組織架構(gòu)、名義股東以及實(shí)際股東情況，各部門（含公司負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人手機(jī)）聯(lián)系方式，辦公地址以及電子郵箱，固定資產(chǎn)狀況等各類信息。
4、客戶發(fā)展?fàn)顩r、在行業(yè)中的口碑、歷史交易記錄、在銷售通路中上、下游的評(píng)價(jià)等。
5、客戶企業(yè)的性質(zhì)、注冊(cè)資金、資金來(lái)源、固定資產(chǎn)、流動(dòng)資金、企業(yè)欠債情況、還債能力、經(jīng)銷商應(yīng)收賬款等。
6、還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)調(diào)查客戶負(fù)責(zé)人的情況：社會(huì)地位、家庭背景、個(gè)人背景、家庭成員、婚姻狀況、個(gè)人愛(ài)好、不良嗜好等。
7、妥善保管與債務(wù)單位業(yè)務(wù)往來(lái)的函件，郵件，寄送單。交易往來(lái)中，雙方的往來(lái)電子郵件、QQ記錄、手機(jī)短信、微信等也應(yīng)妥善保存。
8、如因與客戶發(fā)生糾紛，應(yīng)當(dāng)注明做好錄音、錄像等證據(jù)收集工作。
9、建立信用評(píng)定、審核制度，對(duì)不同的經(jīng)銷商給予不同的信用額度和期限（一般為半年）。對(duì)經(jīng)銷商的信用管理要采取動(dòng)態(tài)的管理辦法，即每半年根據(jù)前期合作情況，對(duì)經(jīng)銷商的信用情況重新評(píng)定。
二、簽訂規(guī)范的合同文本。
與新客戶發(fā)生業(yè)務(wù)合作，必須與對(duì)方簽訂詳細(xì)、完備的長(zhǎng)期合作合同(如買賣合同或加工合同或其他合同)，合同應(yīng)當(dāng)加蓋雙方公章。
與客戶簽訂的長(zhǎng)期合作合同、客戶修改了的合同，以及客戶要求簽訂其自己提供的合同等各類合同、訂單、采購(gòu)單等，均必須提交公司法律顧問(wèn)審查、修改，方能使用。
買賣（或加工）合同應(yīng)重點(diǎn)注意約定以下內(nèi)容：
1、貨物名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等見(jiàn)由買方發(fā)送經(jīng)賣方確認(rèn)的采購(gòu)單（或訂購(gòu)單、加工單等）；
2、貨物價(jià)款、結(jié)算方式；以及逾期付款違約金的計(jì)算方式，如逾期按貨款的千分之一每日支付違約金。
3、交貨期限、地點(diǎn)和方式；
4、包裝方式、檢驗(yàn)規(guī)范和方法；檢驗(yàn)期限。明確約定應(yīng)在幾天內(nèi)驗(yàn)收，有異議的應(yīng)當(dāng)書面提出，逾期視為沒(méi)有異議。
5、爭(zhēng)議解決方式（明確約定：因本合同發(fā)生的任何爭(zhēng)議，均提交清遠(yuǎn)仲裁委員會(huì)在東莞仲裁。）。
6、屬于整臺(tái)機(jī)器設(shè)備（或其他）的，還可以約定所有權(quán)保留。
7、客戶規(guī)模不大的月結(jié)客戶，還應(yīng)當(dāng)要求其負(fù)責(zé)人以及大股東個(gè)人作為擔(dān)保人在合同上簽字。
三、送貨單
1、送貨單在交由對(duì)方倉(cāng)管人員或質(zhì)檢人員簽字，該員工第一次簽字時(shí)應(yīng)當(dāng)要求加蓋公章（如已在合同中約定該員工簽收的，則不需要）。更換員工簽訂的，則仍要求在其第一次簽字時(shí)加蓋公章。
2、送貨單備注欄信息，可由公司法律顧問(wèn)指導(dǎo)規(guī)范填寫。
3、送貨單應(yīng)當(dāng)注明合同、訂單或采購(gòu)單編號(hào)；應(yīng)當(dāng)注明貨物單價(jià)、總價(jià)等。
4、務(wù)必保管好送貨單原件。（如果對(duì)方對(duì)賬時(shí)要求收回原件，則賣方在開(kāi)始時(shí)就應(yīng)多備幾份，公司至少應(yīng)留有一份原件。）
四、對(duì)賬函
1、財(cái)務(wù)部門應(yīng)與客戶至少每月對(duì)賬一次，公司應(yīng)掌握有客戶蓋章或簽名的對(duì)賬單原件，對(duì)方以傳真方式發(fā)送對(duì)賬單后，還需要求對(duì)方郵寄原件（可快遞到付）；如客戶可以將對(duì)賬單以電子郵件方式回復(fù)也可以。
2、對(duì)賬單上除應(yīng)對(duì)好本月的帳外，還應(yīng)寫明截止對(duì)賬之日的總欠款項(xiàng)及其他必要記載事項(xiàng)。
3、對(duì)賬單具體格式內(nèi)容等，可交由公司法律顧問(wèn)審核以確定使用。
第二部分貨款回收
前言：1）客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個(gè)正確的觀念：我們對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的；2）因?yàn)闀r(shí)間是欠款者的保護(hù)傘，時(shí)間越長(zhǎng)，追收成功率越低；3）銷售人員在同經(jīng)銷商維持良好的客情關(guān)系的同時(shí)，一定要加強(qiáng)原則性，銷售人員必須處理好同情心（其實(shí)同情客戶，可能是以傷害公司為前提）和職業(yè)道德之間的關(guān)系，不折不扣的執(zhí)行公司制定的銷售政策（應(yīng)收賬款管理）。
一、現(xiàn)金收款
由業(yè)務(wù)員或者快遞公司現(xiàn)金收款的，應(yīng)當(dāng)在3天內(nèi)交收取的貨款如數(shù)交回公司，逾期追究職務(wù)侵占或挪用資金的法律責(zé)任。
二、現(xiàn)金收款轉(zhuǎn)為月結(jié)的
前期信用良好，但金額不大的客戶，要求貨款月結(jié)的，應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎對(duì)待，如確需給予支持，則應(yīng)當(dāng)要求其負(fù)責(zé)人或大股東以擔(dān)保人身份在合同中簽字。
三、月結(jié)客戶貨款回收
1、銷售部負(fù)責(zé)銷售回款計(jì)劃的制訂與應(yīng)收賬款的催收工作。應(yīng)收賬款的管理屬于銷售人員考核的項(xiàng)目，應(yīng)收賬款獎(jiǎng)罰條例公司另行制定。
3、當(dāng)月到期的應(yīng)收賬款管理，逾期超過(guò)原款期的三分之一以上（如款期60天，超過(guò)20天以上的）仍未收回的，應(yīng)將此貨款列為未收款。
4、財(cái)務(wù)部應(yīng)于每月號(hào)前將未收款明細(xì)表交至銷售部。
5、銷售部將未收款明細(xì)表及時(shí)通知相應(yīng)的銷售業(yè)務(wù)員。
6、銷售業(yè)務(wù)員應(yīng)將未收款未能按時(shí)收回的原因、對(duì)策及最終收回該批貨款的時(shí)間于三日內(nèi)以書面形式提交銷售經(jīng)理，銷售經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況審核是否繼續(xù)向該客戶供貨。
7、銷售經(jīng)理負(fù)責(zé)每月督促各銷售業(yè)務(wù)員回收未收款。
8、財(cái)務(wù)部于每月月底檢查銷售業(yè)務(wù)員承諾收回貨款的執(zhí)行情況。
四、催收款的管理
1、未收款在業(yè)務(wù)員確定收回日期后仍未收回的，應(yīng)將此未收款轉(zhuǎn)為催收款。
2、銷售經(jīng)理應(yīng)在未收款轉(zhuǎn)為催收款后的五日內(nèi)將其未能及時(shí)回收的原因及對(duì)策，以書面形式提交總經(jīng)理批示。
4、銷售經(jīng)理在催收過(guò)程中，對(duì)方如要求分期償還的，應(yīng)當(dāng)立即要求對(duì)方簽署經(jīng)公司法律顧問(wèn)趙小兔律師擬定或?qū)徍说囊?guī)范的《還款計(jì)劃書》，還款計(jì)劃書應(yīng)當(dāng)約定逾期的違約責(zé)任，雙方無(wú)其他爭(zhēng)議，并約定仲裁條款，對(duì)于客戶經(jīng)營(yíng)困難的，還應(yīng)當(dāng)要求其負(fù)責(zé)人或大股東以擔(dān)保人名義簽字。
5、貨款列為催收款后的一個(gè)月后，對(duì)方?jīng)]有回復(fù)或反應(yīng)；或簽訂還款計(jì)劃后仍未按期履行的，公司將暫停或減少對(duì)此客戶供貨。
五、準(zhǔn)呆賬的管理
當(dāng)客戶出現(xiàn)的以下一些信息，應(yīng)定性為發(fā)生欠款的危險(xiǎn)信號(hào)，財(cái)務(wù)部應(yīng)將貨款列為準(zhǔn)呆賬。
1、辦公地點(diǎn)由高檔向低檔搬遷；
2、頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員，公司離職人員增加；
3、受到其他公司的法律訴訟，因其他債務(wù)受到法院查封的；
4、公司財(cái)務(wù)人員經(jīng)常性的回避；
5、付款比過(guò)去延遲；經(jīng)常超出最后期限；
6、多次破壞付款承諾；
7、經(jīng)常找不到公司負(fù)責(zé)人；
8、公司負(fù)責(zé)人發(fā)生意外；
9、公司決策層存在較嚴(yán)重的內(nèi)部矛盾，未來(lái)發(fā)展方向不明確。
10、公司有其他的不明確贏利的投資（投機(jī)）如：股票、期貨等；
11、不正常的不回復(fù)電話；
12、開(kāi)出大量的期票；
13、銀行退票（理由：余款不足）；
14、應(yīng)收賬款過(guò)多，資金回籠困難；
15、轉(zhuǎn)換銀行過(guò)于頻繁；
16、以低價(jià)拋售商品（低于供貨商底價(jià)）
17、突然下過(guò)大的定單（遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出所在區(qū)域的銷售能力）；
18、發(fā)展過(guò)快（管理、經(jīng)營(yíng)不能同步發(fā)展）；
19、客戶已宣告倒閉、破產(chǎn)，或雖未正式宣告破產(chǎn)但破產(chǎn)跡象明顯。
20、其他貨款的回收明顯存在重大困難的情形。
當(dāng)經(jīng)銷商出現(xiàn)以上危險(xiǎn)信息時(shí)，公司應(yīng)采取果斷、迅速的應(yīng)變措施，盡快將案件交由法律顧問(wèn)處理。
公司法律顧問(wèn)將視情況，運(yùn)用提醒、警告、律師電話催收、《律師函》、要求簽署《還款計(jì)劃書》、訴訟財(cái)產(chǎn)保全、提起訴訟或仲裁等方法進(jìn)行追討貨款。
本合同管理以及貨款回收管理制度自公布之日起，銷售部門以及財(cái)務(wù)部門需嚴(yán)格執(zhí)行。
以上就是貨款回收管理制度怎么制定的介紹，對(duì)于拖欠貨款的商家是我們大家所討厭的，我們應(yīng)該按時(shí)進(jìn)行追討貨款。貨款糾紛的訴訟時(shí)效為3年，如果超過(guò)訴訟時(shí)效起訴，客戶公司一旦就訴訟時(shí)效提出異議，那么貴司將喪失勝訴權(quán)。催天下是欠款催收技術(shù)服務(wù)平臺(tái)，主要提供物業(yè)費(fèi)催收，信用卡逾期催收，貸后催收，消費(fèi)金融欠款催收，民間借貸擔(dān)保和買賣合同違約產(chǎn)生的債務(wù)催收等服務(wù)，平臺(tái)致力于解決各種債務(wù)追討難題，合法為債權(quán)人和債權(quán)企業(yè)清理債權(quán)債務(wù)。
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