貨款回收管理制度怎么制定

導讀:
制定貨款回收管理制度十分必要,本文介紹一下貨款回收管理制度怎么制定。為了嚴格合同管理,加快貨款回收,特將有關事項規定如下:第一部分合同管理一、收集客戶的必要資料。明確約定應在幾天內驗收,有異議的應當書面提出,逾期視為沒有異議。那么貨款回收管理制度怎么制定。大律網小編為大家整理如下相關知識,希望能幫助大家。
制定貨款回收管理制度十分必要,本文介紹一下貨款回收管理制度怎么制定。為了嚴格合同管理,加快貨款回收,特將有關事項規定如下:第一部分合同管理一、收集客戶的必要資料。明確約定應在幾天內驗收,有異議的應當書面提出,逾期視為沒有異議。關于貨款回收管理制度怎么制定的法律問題,大律網小編為大家整理了債權債務律師相關的法律知識,希望能幫助大家。
企業的風險很多是由銷貨后客戶不能及時回款造成的,貨、款無歸已成為困擾企業正常經營的老大難問題。制定貨款回收管理制度十分必要,本文介紹一下貨款回收管理制度怎么制定。
為了嚴格合同管理,加快貨款回收,特將有關事項規定如下:
第一部分合同管理
一、收集客戶的必要資料。
自建立業務關系時起,銷售部門應收集客戶的必要法律資料并建檔保管,包括但不限于:
1、客戶的工商登記資料。查詢客戶公司的基本登記資料。或要求客戶提供工商登記資料,法定代表人或重要股東身份資料。
2、客戶的銀行賬號(盡量掌握齊全),房產信息,其他投資信息等。
3、客戶的組織架構、名義股東以及實際股東情況,各部門(含公司負責人,部門負責人手機)聯系方式,辦公地址以及電子郵箱,固定資產狀況等各類信息。
4、客戶發展狀況、在行業中的口碑、歷史交易記錄、在銷售通路中上、下游的評價等。
5、客戶企業的性質、注冊資金、資金來源、固定資產、流動資金、企業欠債情況、還債能力、經銷商應收賬款等。
6、還應當重點調查客戶負責人的情況:社會地位、家庭背景、個人背景、家庭成員、婚姻狀況、個人愛好、不良嗜好等。
7、妥善保管與債務單位業務往來的函件,郵件,寄送單。交易往來中,雙方的往來電子郵件、QQ記錄、手機短信、微信等也應妥善保存。
8、如因與客戶發生糾紛,應當注明做好錄音、錄像等證據收集工作。
9、建立信用評定、審核制度,對不同的經銷商給予不同的信用額度和期限(一般為半年)。對經銷商的信用管理要采取動態的管理辦法,即每半年根據前期合作情況,對經銷商的信用情況重新評定。
二、簽訂規范的合同文本。
與新客戶發生業務合作,必須與對方簽訂詳細、完備的長期合作合同(如買賣合同或加工合同或其他合同),合同應當加蓋雙方公章。
與客戶簽訂的長期合作合同、客戶修改了的合同,以及客戶要求簽訂其自己提供的合同等各類合同、訂單、采購單等,均必須提交公司法律顧問審查、修改,方能使用。
買賣(或加工)合同應重點注意約定以下內容:
1、貨物名稱、規格、質量、數量等見由買方發送經賣方確認的采購單(或訂購單、加工單等);
2、貨物價款、結算方式;以及逾期付款違約金的計算方式,如逾期按貨款的千分之一每日支付違約金。
3、交貨期限、地點和方式;
4、包裝方式、檢驗規范和方法;檢驗期限。明確約定應在幾天內驗收,有異議的應當書面提出,逾期視為沒有異議。
5、爭議解決方式(明確約定:因本合同發生的任何爭議,均提交清遠仲裁委員會在東莞仲裁。)。
6、屬于整臺機器設備(或其他)的,還可以約定所有權保留。
7、客戶規模不大的月結客戶,還應當要求其負責人以及大股東個人作為擔保人在合同上簽字。
三、送貨單
1、送貨單在交由對方倉管人員或質檢人員簽字,該員工第一次簽字時應當要求加蓋公章(如已在合同中約定該員工簽收的,則不需要)。更換員工簽訂的,則仍要求在其第一次簽字時加蓋公章。
2、送貨單備注欄信息,可由公司法律顧問指導規范填寫。
3、送貨單應當注明合同、訂單或采購單編號;應當注明貨物單價、總價等。
4、務必保管好送貨單原件。(如果對方對賬時要求收回原件,則賣方在開始時就應多備幾份,公司至少應留有一份原件。)
四、對賬函
1、財務部門應與客戶至少每月對賬一次,公司應掌握有客戶蓋章或簽名的對賬單原件,對方以傳真方式發送對賬單后,還需要求對方郵寄原件(可快遞到付);如客戶可以將對賬單以電子郵件方式回復也可以。
2、對賬單上除應對好本月的帳外,還應寫明截止對賬之日的總欠款項及其他必要記載事項。
3、對賬單具體格式內容等,可交由公司法律顧問審核以確定使用。
第二部分貨款回收
前言:1)客戶是需要教育的,一定要給予客戶一個正確的觀念:我們對所有欠款都是非常嚴肅的,是不能夠容忍被拖欠的;2)因為時間是欠款者的保護傘,時間越長,追收成功率越低;3)銷售人員在同經銷商維持良好的客情關系的同時,一定要加強原則性,銷售人員必須處理好同情心(其實同情客戶,可能是以傷害公司為前提)和職業道德之間的關系,不折不扣的執行公司制定的銷售政策(應收賬款管理)。
一、現金收款
由業務員或者快遞公司現金收款的,應當在3天內交收取的貨款如數交回公司,逾期追究職務侵占或挪用資金的法律責任。
二、現金收款轉為月結的
前期信用良好,但金額不大的客戶,要求貨款月結的,應當謹慎對待,如確需給予支持,則應當要求其負責人或大股東以擔保人身份在合同中簽字。
三、月結客戶貨款回收
1、銷售部負責銷售回款計劃的制訂與應收賬款的催收工作。應收賬款的管理屬于銷售人員考核的項目,應收賬款獎罰條例公司另行制定。
3、當月到期的應收賬款管理,逾期超過原款期的三分之一以上(如款期60天,超過20天以上的)仍未收回的,應將此貨款列為未收款。
4、財務部應于每月號前將未收款明細表交至銷售部。
5、銷售部將未收款明細表及時通知相應的銷售業務員。
6、銷售業務員應將未收款未能按時收回的原因、對策及最終收回該批貨款的時間于三日內以書面形式提交銷售經理,銷售經理根據實際情況審核是否繼續向該客戶供貨。
7、銷售經理負責每月督促各銷售業務員回收未收款。
8、財務部于每月月底檢查銷售業務員承諾收回貨款的執行情況。
四、催收款的管理
1、未收款在業務員確定收回日期后仍未收回的,應將此未收款轉為催收款。
2、銷售經理應在未收款轉為催收款后的五日內將其未能及時回收的原因及對策,以書面形式提交總經理批示。
4、銷售經理在催收過程中,對方如要求分期償還的,應當立即要求對方簽署經公司法律顧問趙小兔律師擬定或審核的規范的《還款計劃書》,還款計劃書應當約定逾期的違約責任,雙方無其他爭議,并約定仲裁條款,對于客戶經營困難的,還應當要求其負責人或大股東以擔保人名義簽字。
5、貨款列為催收款后的一個月后,對方沒有回復或反應;或簽訂還款計劃后仍未按期履行的,公司將暫停或減少對此客戶供貨。
五、準呆賬的管理
當客戶出現的以下一些信息,應定性為發生欠款的危險信號,財務部應將貨款列為準呆賬。
1、辦公地點由高檔向低檔搬遷;
2、頻繁轉換管理層、業務人員,公司離職人員增加;
3、受到其他公司的法律訴訟,因其他債務受到法院查封的;
4、公司財務人員經常性的回避;
5、付款比過去延遲;經常超出最后期限;
6、多次破壞付款承諾;
7、經常找不到公司負責人;
8、公司負責人發生意外;
9、公司決策層存在較嚴重的內部矛盾,未來發展方向不明確。
10、公司有其他的不明確贏利的投資(投機)如:股票、期貨等;
11、不正常的不回復電話;
12、開出大量的期票;
13、銀行退票(理由:余款不足);
14、應收賬款過多,資金回籠困難;
15、轉換銀行過于頻繁;
16、以低價拋售商品(低于供貨商底價)
17、突然下過大的定單(遠遠超出所在區域的銷售能力);
18、發展過快(管理、經營不能同步發展);
19、客戶已宣告倒閉、破產,或雖未正式宣告破產但破產跡象明顯。
20、其他貨款的回收明顯存在重大困難的情形。
當經銷商出現以上危險信息時,公司應采取果斷、迅速的應變措施,盡快將案件交由法律顧問處理。
公司法律顧問將視情況,運用提醒、警告、律師電話催收、《律師函》、要求簽署《還款計劃書》、訴訟財產保全、提起訴訟或仲裁等方法進行追討貨款。
本合同管理以及貨款回收管理制度自公布之日起,銷售部門以及財務部門需嚴格執行。
以上就是貨款回收管理制度怎么制定的介紹,對于拖欠貨款的商家是我們大家所討厭的,我們應該按時進行追討貨款。貨款糾紛的訴訟時效為3年,如果超過訴訟時效起訴,客戶公司一旦就訴訟時效提出異議,那么貴司將喪失勝訴權。催天下是欠款催收技術服務平臺,主要提供物業費催收,信用卡逾期催收,貸后催收,消費金融欠款催收,民間借貸擔保和買賣合同違約產生的債務催收等服務,平臺致力于解決各種債務追討難題,合法為債權人和債權企業清理債權債務。




